Tässä tukiartikkelissa sukellamme syvälle Moderin käyttöön ja opit hallitsemaan aktiviteettikohteiden varaukset tehokkaasti.
Majoitusvarausten hallinnoinnista ja operoinnista löydät oman tukiartikkelin täältä: Majoitusvaraus: luominen, hallinnointi ja operointi
Ohjeen sisältö:
- Aktiviteettivarauksen luominen MultiBookilla
- GuestApp – Asiakkaan digitaalinen varauspalvelu Moderissa
- Varauksen siirtäminen, muokkaaminen ja peruutus
- Peruttujen varausten tarkastelu
- Hyvityslaskut
- Aktiviteettivarauksen hallinnointi ja operointi
- Lähtömanifesti
Aktiviteettivarauksen luominen MultiBookilla
MultiBook toimii ostoskoriperiaatteella, mikä tekee varausten hallinnasta selkeää ja intuitiivista:
1. Valitse tuotteet ostoskoriin
Aloita valitsemalla haluamasi huoneet tai tuotekokonaisuudet, jotka haluat lisätä ostoskoriin. Tämä voi sisältää majoitushuoneita, aktiviteetteja tai muita tuotteita.
2. Lisää aktiviteetit ja lisäpalvelut
Lisää varaukseen halutut aktiviteetit ja lisäpalvelut, kuten aamiaiset, hieronnat tai muut lisäpalvelut, jotka tekevät varauksesta täydellisen kokonaisuuden.
3. Syötä varaajan tiedot
Lopuksi lisää varaajan tiedot ja muut tarvittavat varauksen tiedot. Voit muokata ja täydentää varausta tarpeen mukaan ennen tallentamista.
MultiBook-työkalun käyttö aloitetaan avaamalla se Moderin päävalikosta. MultiBook on helposti löydettävissä kahdella eri tavalla, ja molemmat vaihtoehdot vievät sinut suoraan MultiBook-näkymään, jossa voit aloittaa uusien varausten luomisen ja hallinnan.
Näin avaat MultiBookin
Vasemmasta laidasta: Klikkaa "MultiBook" -nappia Moderin vasemmassa laidassa. Tämä avaa suoraan MultiBook-näkymän.
Oikeasta yläkulmasta: Klikkaa "MultiBook" -nappia Moderin oikeassa yläkulmassa. Tämä vaihtoehto johtaa myös suoraan MultiBook-näkymään.
Kun MultiBook on avattu, pääset valitsemaan haluamasi tuotekokonaisuudet, lisäämään aktiviteetit ja lisäpalvelut sekä syöttämään varaajan tiedot helposti ja nopeasti.
Kun MultiBook-näkymä on avattu, aloita etsimällä saatavuutta seuraavasti.
1. Valitse varauksen tiedot
a. varauksen alkupäivämäärä,
b. kesto sekä
c. haettava henkilömäärä.
2. Saatavuuden tarkistus
MultiBookin alla oleva kalenteri päivittyy hakukriteeriesi mukaan ja näyttää huonetyypit, joissa on saatavuutta valitsemallesi ajankohdalle ja henkilömäärälle.
Näin saatavuuden hakeminen ja tuotteiden valitseminen MultiBookilla sujuu helposti ja nopeasti.
Kun saatavuus on löytynyt, valitse varaukselle sopivat huonetyypit tai aktiviteetit, jotka haluat lisätä ostoskoriin.
Siirry MultiBookin Aktiviteetit-välilehdelle, josta löydät kaikki tuntipohjaiset tuotteet. Tämän jälkeen prosessi eteenee kuten majoitustuotteidenkin kohdalla.
A) Autofill-napin käyttö (vihreä tähti)
Paina Autofill-nappia (vihreä tähti), ja MultiBook valitsee oikean määrän tuntipohjaisia tuotteita ensimmäiselle vapaalle lähdölle ja siirtää ne ostoskoriin.
B) Valinta manuaalisesti kalenterista
Valitse päivä kalenterista klikkaamalla haluttu ajankohta.
Valitse alapalkista henkilömäärä ja yksiköiden määrä.
Muokkaa hintaa tarvittaessa.
Lisää valitut tuotteet ostoskoriin klikkaamalla "Lisää ostoskoriin".
Kun olet valinnut haluamasi tuotteet, siirryt ostoskoriin, jossa voit muokata varauksia, lisätä tai poistaa tuotteita, ja viimeistellä varausta.
Tuotteiden muokkaus ostoskorissa
Kun olet lisännyt tuotteet ostoskoriin MultiBookissa, voit muokata niitä joustavasti tarpeidesi mukaan ennen varauksen viimeistelyä. Tämä vaihe antaa sinulle mahdollisuuden hienosäätää varauksen sisältöä ja varmistaa, että kaikki varaukseen liittyvät tuotteet ja hinnat ovat oikein.
Muokkaa tuotteiden määrää
Voit helposti lisätä tai vähentää tuotteiden määrää, oli kyseessä huone, huvila, aktiviteetti, lippu, tila tai muu matkailutuote. Tämä mahdollistaa varausten nopean mukauttamisen ryhmän tai asiakkaan tarpeiden mukaiseksi.
Muuta hintaa
Jos hintaa tarvitsee muokata esimerkiksi alennuksen, erikoistarjouksen tai sovitun hinnan mukaiseksi, voit tehdä sen suoraan ostoskorissa. Hintojen muokkaus on joustavaa ja helppoa, mikä varmistaa, että varaus hinnoitellaan oikein.
Poista tuote
Jos jokin tuote ei ole tarpeellinen, voit poistaa sen suoraan ostoskorista yhdellä klikkauksella. Tämä antaa sinulle täyden hallinnan varauksen sisällön suhteen ja varmistaa, että vain tarvittavat tuotteet sisältyvät varaukseen.
Lisäpalveluiden valinta varaukselle
Lisäpalveluiden lisääminen varaukseen MultiBookissa antaa mahdollisuuden tarjota asiakkaille täydellisiä elämyksiä majoituksen tai aktiviteettien oheen. Lisäpalvelut voivat sisältää esimerkiksi aamiaisen, hieronnan, välinevuokran tai muita tuotteita, jotka täydentävät asiakkaan varausta. Näin lisäät ja muokkaat lisäpalveluita varaukseen:
Vaihda Extras-välilehdelle
Siirry Extras-välilehdelle MultiBookin yläosassa. Tämä näkymä näyttää kaikki saatavilla olevat lisäpalvelut, joita voit lisätä varaukseen.
Valitse lisäpalvelut tuotteen alta
Valitse haluamasi lisäpalvelut suoraan tuotteen alta olevasta alasvetovalikosta.
Voit valita lisäpalvelut jokaiselle tuotteelle erikseen, mikä antaa sinulle mahdollisuuden räätälöidä palvelut vastaamaan kunkin varauksen erityistarpeita.
Voit muokata lisäpalveluiden määrää ja hintaa suoraan valinnan jälkeen. Tämä joustavuus auttaa varmistamaan, että varaus vastaa asiakkaan toiveita ja budjettia.
Asiakkaan yhteystiedot
Uudet asiakkaat
Täytä asiakkaan yhteystiedot manuaalisesti täyttämällä kaikki tarvittavat kentät. Mitä täydellisemmin täytät tiedot, sitä paremmin asiakasrekisterisi palvelee jatkossa.
Minimitiedot, jotka kannattaa täyttää:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköposti
Palaavat asiakkaat
Jos kyseessä on palaava asiakas, voit hyödyntää "Hae yhteystiedoista" -toimintoa. Kirjoittamalla viisi merkkiä asiakkaan nimestä, puhelinnumerosta tai sähköpostiosoitteesta, MultiBook hakee asiakasrekisteristä vastaavat tiedot ja näyttää hakutulokset, jolloin voit valita asiakkaan tiedot helposti.
Varauksen muistiinpanotyypit
Lisätoiveet
Lisätoiveet-kenttään voit kirjata asiakkaan erityistoiveet, kuten allergiatiedot, lisätyynyt, myöhäisen check-in-ajan tai muut palvelupyyntöihin liittyvät tiedot. Nämä muistiinpanot näkyvät asiakkaalle esimerkiksi GuestAppissa ja varausvahvistuksessa.
Sisäiset muistiinpanot
Sisäiset muistiinpanot ovat yrityksen sisäistä käyttöä varten. Ne eivät näy asiakkaalle ja voivat sisältää esimerkiksi huoneen erityishuoltopyyntöjä, maksuehtoja tai muita henkilökunnalle tarkoitettuja huomioita. Nämä muistiinpanot auttavat pitämään sisäisen viestinnän selkeänä ja helposti saatavilla.
Näin käytät hintakoodia MultiBookissa
1. Aseta hintakoodi ennen varauksen vahvistamista
2. MultiBook allokoi hintakoodin ostoskorissa oleviin tuotteisiin, kun seuraavat ehdot täyttyvät:
- Koodin voimassaolo: Hintakoodin on oltava voimassa valitun varausajankohdan aikana.
- Soveltuvuus tuotteille: Hintakoodin tulee olla voimassa niille tuotteille, jotka ovat ostoskorissa, kuten huoneet, aktiviteetit tai lisäpalvelut.
3. Kun hintakoodi on lisätty, uusi hinta näkyy suoraan ostoskorissa. Näin näet heti alennetun hinnan ja voit varmistaa, että koodi toimii oikein.
Valinnat ennen Checkout-painiketta
Luodaanko varaukselle suoraan lasku?
MultiBook luo oletuksena varaukselle yhden laskun, johon kaikki varauksen tuoterivit (huoneet, aktiviteetit, lisäpalvelut) sisällytetään. Tämä lasku on helposti saatavilla päävarauksen kautta ja sen voi lähettää asiakkaalle joko maksulinkkinä tai PDF-muodossa. Lähetys tulee tehdä erikseen käsin.
Klikkaa Luo laskut -toggle aktiiviseksi, jolloin varauskokonaisuudelle muodostuu yksi lasku, johon kaikki valitut tuotteet sisältyvät.
Haluatko erilliset laskut jokaiselle huoneelle tai aktiviteetille?
Jos haluat luoda erilliset laskut jokaiselle majoitusyksikölle tai aktiviteetille, valitse "Erilliset laskut". Tämä vaihtoehto on hyödyllinen esimerkiksi tilanteissa, joissa varauksessa on useita huoneita tai aktiviteetteja, ja asiakkaat haluavat maksaa erikseen.
Klikkaa Luo laskut -toggle aktiiviseksi, jolloin varauskokonaisuudelle muodostuu yksi lasku, johon kaikki valitut tuotteet sisältyvät.
Valitse "Erilliset laskut", jolloin MultiBook jakaa varauksen tuotteet omille laskuilleen. Tämä sopii hyvin tilanteisiin, joissa varaus jaetaan useamman asiakkaan kesken.
Voit valita piilottaa hintatiedot GuestAppista ja varausvahvistuksesta. Tämä on kätevä erityisesti tarjous- tai ryhmävaraustilanteissa, joissa hinnat halutaan pitää asiakkaalta piilossa.
Hintojen piilottaminen voi olla hyödyllistä myös esimerkiksi alustavissa varauksissa, joissa odotetaan vielä muutoksia tai kun varaus on tehty matkanjärjestäjälle ja laskutusta ei haluta tehdä vielä tässä vaiheessa.
Varauksen viimeistely tarkoittaa oikeastaan Checkout-painikkeen painamista. Näin saat varauksen tallennettua ja se siirtyy nähtäville mm. varauskalenteriin sekä varauslistalle.
Checkout-painikkeen painamisen jälkeen jäät edelleen varauksen luomisnäkymään ja pystyt samantien jäädä lisäämään siihen uusia varauksia halutessasi - sinulle siirtyy ostoskorisi ylälaitaan teksti "Olet lisäämässä varauksia ryhmään" ja tästä linkistä klikkaamalla näet äskeisen varauksen tiedot tarkemmin.
Mikäli tahdot tehdä täysin uuden varauksen Multibookilla, paina yläkulmasta "Tyhjennä"-painiketta ja äsken luomasi varaus katoaa Multibook-työkalusta. Äsken luomasi varaus jää kuitenkin tietty tallennettuna voimaan Moderiisi ja voit tarkastella sitä mm. Varauskalenterista.
Yksittäisen aktiviteettivarauksen luominen kalenterista
Avaa varauskalenteri ja klikkaa päivämäärää halutun aktiviteetin ja kellonajan kohdalla. Moder avaa uuden varauksen pohjan, johon voit täydentää loput varauksen tiedot.
Päivämäärä, jota juuri klikkasit, on jo valmiina odottamassa aktiviteetin toteutumispäivänä. Mikäli tekemäsi aktiviteettivaraus on yksikköpohjainen, on varattavinasi myös yksiköt, eli paikat. Valitse siis listalta haluamasi paikka.
Tarkista seuraavaksi, että olet valinnut haluamasi ajan tai vuoron, paikan sekä kellonajan oikein aktiviteettivaraukseesi. Tämän jälkeen voit hyvin täyttää loput tarvittavat tiedot. Voit vaihtaa aktiviteettivarauksen ajanjaksoa tätä kautta tehdessä mihin tahansa toiseen aikaan painamalla Mukautettu aika-painiketta ja syöttämällä haluamasi kellonajat.
Otathan tätä aikaa muokatessa aina huomioon aktiviteetin oletuskeston!
Moder laskee automaattisesti aktiviteetin kokonaishinnan, mukaan lukien mahdolliset lisähenkilömaksut, jos niitä on määritetty hinnoittelussa.
Jos varaukselle on sovittu erityishinta tai alennus, voit muokata hintaa kirjoittamalla sovitun hinnan kohtaan "Uusi hinta".
Syötä matkaajan tiedot (esim. nimi, puhelinnumero, sähköposti). Varausjärjestelmä ei pakota täyttämään kaikkia kenttiä manuaalisesti luotaessa varausta, mutta verkkokauppavarauksissa asiakkaan on täytettävä kaikki vaaditut tiedot.
Huom! Jos matkaaja on ollut asiakkaana aikaisemmin, tiedot löytyvät tallennettuina Moderiin. Voit hakea tietoja asiakkaan nimellä ja kirjoittamalla vähintään 5 merkkiä tekstiä
Omat merkinnät -kohta on tarkoitettu sisäisiin muistiinpanoihin, jotka eivät näy asiakkaalle. Tämä on hyödyllinen, jos haluat tallentaa varaukseen liittyviä huomioita henkilökunnalle.
Valitse varauksen kieli, joka vaikuttaa esimerkiksi siihen, millä kielellä automaattiset viestit tai varausvahvistukset lähetetään asiakkaalle, jos niitä on luotu eri kieliversioina.
Yritys-kenttään voit syöttää yrityksen nimen tai laskulle tulevan viitteen. Nämä tiedot tulevat näkyviin laskulla.
Lisätoiveet-kenttään voit kirjoittaa matkaajan toiveet tai sovitut lisäpalvelut (esim. lisätyynyt). Tähän kenttään kirjoitetut tiedot näkyvät asiakkaalle varausvahvistuksessa ja GuestAppissa.
Omat merkinnät eivät puolestaan tule näkyviin matkaajalle.
Varaus sisältää automaattisesti aktiviteettiin kuuluvat lisäpalvelut. Voit lisätä myös maksullisia lisäpalveluita, jotka ovat saatavilla kyseiselle aktiviteetille. Kokonaishinta päivittyy automaattisesti, kun lisäät maksullisia lisäpalveluita varaukselle.
Varausvahvistuksen lähettäminen
Verkkokaupan kautta tehdyistä varauksista lähtee matkaajalle varausvahvistus automaattisesti. Moderissa manuaalisesti syötetyistä varauksista ei lähde automaattisesti varausvahvistussähköpostia, joten vahvistus on lähetettävä erikseen tarvittaessa.
Klikkaa varauksen tiedoissa kohtaa "Lähetä vahvistussähköposti" -tekstin vieressä olevaa linkkiä haluamallesi kielelle. Tämä lähettää varausvahvistuksen asiakkaalle. Vahvistukset tukevat tällä hetkellä seuraavia kieliä: suomi, englanti, ruotsi, norja, viro ja saksa.
GuestApp – Asiakkaan digitaalinen varauspalvelu Moderissa
GuestApp on verkkosivu, joka tarjoaa asiakkaille kaikki heidän varauksensa tiedot yhdessä paikassa. GuestApp ei ole erillinen sovellus, joka pitäisi ladata, vaan asiakas saa linkin suoraan varausvahvistuksen yhteydessä, jolloin hän pääsee tarkastelemaan varaustaan helposti missä ja milloin tahansa.
GuestAppin keskeiset ominaisuudet:
1. Helppo pääsy varauksen tietoihin
2. Sähköinen majoituskortti
3. Reaaliaikaiset päivitykset
4. Varausehdot ja kuitit
Varauksen siirtäminen, muokkaaminen ja peruutus
Varauksen siirtäminen
Valitse siirrettävä varaus ja siirry Muokkaa-välilehdelle
Klikkaa hiirellä sen varauksen päällä, jonka haluat siirtää. Huomaathan, että klikatessasi kellonajasta, siirryt lähtömanifestiin ja klikatessasi asiakkaan nimestä, siirryt varauksen esikatseluun. Siirry näistä Muokkaa-painikkeen kautta oikealle välilehdelle:
Varauksen muokkaaminen
Varauksen muokkaaminen Moderissa on nopeaa ja joustavaa, mutta on tärkeää varmistaa, että muutokset tallentuvat oikein ja että mahdolliset hintamuutokset päivitetään manuaalisesti, erityisesti silloin, kun varauksen kestoa tai päivämääriä muutetaan. Tämä auttaa varmistamaan, että varaus pysyy ajan tasalla ja vastaa asiakkaan tarpeita.
Voit avata muokattavan varauksen suoraan varauskalenterista klikkaamalla varausta ja valitsemalla "Muokkaa".
Muokkaa halutut tiedot, kuten päivämäärä, asiakkaiden määrä, hinta tai lisäpalvelut. Voit päivittää kaikkia varauksen tietoja tarpeen mukaan.
Päivämäärän muokkaaminen
Jos haluat muuttaa varauksen päivämäärää, klikkaa varauksen sisällä olevaa "Näytä kalenteri" -painiketta, jolloin varauskalenteri avautuu. Valitse uudet päivämäärät kalenterista.
Manuaalinen hinnan päivitys
HUOM! Muutosten vaikutus varauksen hintaan tulee päivittää erikseen.
Jos varauksen kestoa muutetaan (esim. pidennetään tai lyhennetään), Moder ei automaattisesti päivitä hintaa muutoksen yhteydessä. Muista päivittää hinta manuaalisesti kohtaan "Uusi hinta", jotta se vastaa uutta varauksen kestoa.
Tallenna muutokset
Muista painaa "Tallenna" -nappia varauksen alaosan vasemmasta kulmasta, jotta kaikki tekemäsi muutokset tallentuvat varaukselle. Tallennuksen jälkeen muutokset päivittyvät varaukseen ja ovat valmiina käytettäväksi.
Varauksen peruuttaminen
Mene halutulle varaukselle joko varauskalenterista tai varauslistalta.
Klikkaa varauksen yläosassa oikealla olevaa "Peruuta varaus" -painiketta.
Järjestelmä kysyy, haluatko varmasti perua varauksen. Paina "Kyllä", jolloin varaus peruuntuu ja poistuu varauskalenterista.
Peruttujen varausten tarkastelu
Varauslistalla suodattaminen
Perutut varaukset löytyvät varauslistalta. Voit etsiä peruttuja varauksia menemällä varauslistalle ja valitsemalla yläpalkin suodattimista "Sisällä peruutetut" tai "Vain peruutetut". Voit käyttää suodatuksen apuna esimerkiksi matkaajan nimeä tai varausnumeroa.
Hyvityslaskut
Hyvityslaskut ovat tarpeen silloin, kun asiakkaalle tulee palauttaa maksu kokonaan tai osittain, esimerkiksi peruutuksen takia. Moderissa hyvityslasku luodaan helposti alkuperäisen laskun pohjalta, mutta on tärkeää huomata, että itse rahanpalautus tulee tehdä suoraan maksupalveluntarjoajan, kuten Paytrailin tai Stripen, kautta tai tilisiirrolla.
Aktiviteettivarauksen hallinnointi ja operointi
Varauslistalla
Aktiviteettivarausten varaus- ja maksutilanteen voi tarkistaa varauslistalta
Varauskalenterissa
Varauksia voi tarkistaa myöskin varauskalenterinäkymässä
Lähtömanifesti
Lähtömanifesti on erinomainen työkalu, kun halutaan tarkastella jonkin tietyn aktiviteettivarauksen lähtöjä, eli varattuja paikkoja, asiakkaita tai vaikkapa maksutilanteita.
Pääset lähtömanifestiin klikkaamalla yksikköpohjaisen paikkavarauksen aktiviteettivarauksesta:
Mitä lähtömanifestilla voi tehdä?
Lähtömanifestista näkee, ketkä ovat ostaneet lippuja tai ovat lähdössä elämykselle mukaan:
1. Näet varauskohtaisesti varaajan, varattujen paikkojen määrän (x aikuista, x lasta), varausnumeron, sekä ostetut lisäpalvelut ja varauksen maksustatuksen
2. Yhteenvetoriviltä näet kokonaishenkilömäärän, aikuisten ja lasten määrän sekä yhteenvedon myydyistä lisäpalveluita ja niiden määristä
3. Check-in: voit checkata asiakkaat sisään: Tätä voi käyttää kätevästi merkkaamaan, ketkä asiakkaat ovat jo saapuneet lähdölle / käyttäneet lippunsa
4. Voit myös allokoida lähdölle oppaan tai vastuuhenkilön varauskohtaisesti
Lisäksi klikkaamalla "Notes" -kohtaan, näet kyseiseen tuotteeseen määritellyt sisäiset lisätiedot. Nämä voivat olla esimerkiksi linkki turvallisuusohjeeseen tai opatus miten palvelu tuotetaan sekä aikatauluarvio eri osioihin:
Was this article helpful?
That’s Great!
Thank you for your feedback
Sorry! We couldn't be helpful
Thank you for your feedback
Feedback sent
We appreciate your effort and will try to fix the article