Toiminnanohjaus

Artikkelin sisältö:

• Toiminnanohjausnäkymä
• Siivouslistanäkymä
• Viikkonäkymä
• Kuukausinäkymä
• Henkilöstöresursointi toiminnanohjauksen työkalulla
• Siivouksen käyttäjärooli ja -oikeudet Moderissa
• Päivittäinen työskentely toiminnanohjauksen työkaluilla
  • Huomiot
  • Ilmoitussähköpostit

Toiminnanohjausnäkymä

Tästä näkymästä näet varatut huoneet hakemallesi ajanjaksolle. Voit suodattaa näkymää ja tarkastella esimerkiksi vain saapuvia tai lähteviä varauksia. Voit lisätä kommentteja kunkin päivän kohdalle "Lisää kommentti"-osioon. 

Tästä näkymästä on valittavissa kaksi eri vaihtoehtoa: tiivis ja laaja. Mikäli tarkastelet tiivistä näkymää, näet vain tiiviissä muodossa kunkin huoneen varausstatuksen. Mikäli haluat nähdä esimerkiksi kunkin huoneen tilatut lisäpalvelut sekä erikoistoiveet, vaihda näkymäksi laaja.

Siivouslistanäkymä

Mihin käytän siivouslistaa?

Tämä on erinomainen työkalu silloin, kun siivotaan huoneita ja tiloja. Siivouslistalla näkyvät aivan kaikki yrityksen tilat. 

Tässä näkymässä siivous- tai huoltokumppani voi merkata kohteen siivotuksi tai voit tehdä sen itse, jos olet itse vastuussa yrityksesi siivous- ja huoltotoimenpiteistä. 

Voit myös helposti tällä tavoin ilmoittaa halutessasi muulle henkilöstölle, kun olet tarkastanut ja siivonnut saunan taikka kokoustilan - huoneiden, mökkien, huviloiden ja muiden kohteiden lisäksi. 

Siivouslista kertoo kunkin huoneen siivousstatuksen ja täällä muokkaat itse siivousstatuksia. Siivouslistalta näet myös kuluvan päivän ulos- ja sisäänkirjautumiset ja niiden tilan sekä stayoverit.

Siivouslistalta näet myös saapujien henkilömäärät sekä mahdolliset käytöstä poistetut (Out of order) huoneet.

Suodatukset

Voit suodattaa huoneita esimerkiksi huonetyypeittäin, tai toimipisteittäin:

Voit muuttaa huoneen siivousstatuksen alasvetolaatikosta kunkin huoneen kohdalla.

Voit tehdä tästä näkymästä myös check-in -toiminnon varaukselle. Paina tällöin varauksen vieressä olevasta "Check-in tänään 15:00" -napista, ja varaus on kirjattu sisään. Huomioithan, että samalla kun varaus kirjataan sisään, muuttuu kyseisen huoneen status automaattisesti likaiseksi.

Tulostus

Ylhäällä oikealla on kätevä Tulosta-painike, josta voit tulostaa tämän päivän siivouslista-näkymän tai vaihtoehtoisesti in-house-näkymän, eli sisällä (checked-in) olevien varauksien listan

Myös tästä siivousnäkymästä on saatavilla sekä tiivis että laaja näkymä. Oletusarvona on aina tiivis näkymä, mutta mikäli valitset laajan näkymän, näet myös kunkin varauksen lisäpalvelut, lisätoiveet sekä huoneelle mahdollisesti kirjoitetut huomiot. Huomioita voit kirjoittaa kullekin huoneelle oikean laidan "Huomiot" -kolumnin kautta.

Viikkonäkymä

Mihin käytän viikkonäkymää?

Tämä kyseinen työkalu on erinomainen päivittäiseen työskentelyyn, sillä se kertoo kätevästi varattujen lisäpalveluiden määrän kohdekohtaisesti, kuin yhteenvetona, aktiviteetit sekä henkilömäärät. 

Huoneen siivousstatuksen vaihto käy myös tässä näkymässä helposti.

Miten viikkonäkymää olisi hyvä lukea ja mitä kaikkea siitä näkee? 

Viikkonäkymän yläosassa, päivämäärän alla, on yhteenvetona yhden päivän ajanjaksolle varatut kertaluontoiset lisäpalvelut, kuten liinavaatteet, loppusiivouksen ja vaikkapa lemmikit. Tästä on siis helppo katsoa kerralla, paljonko esimerkiksi loppusiivouksia yhdelle päivälle on varattu.

Näet myös varauskohtaisesti varatut palvelut, henkilömäärät sekä varatut yöt. 

Kuten muissakin näkymissä, myös viikkonäkymässä, sinulla on useita filtteröintimahdollisuuksia, jotka helpottavat työskentelyäsi.

Kuukausinäkymä

Mihin käytän kuukausinäkymää?

Kuukausinäkymä on erinomainen työkalu niin oman, kuin huollon ja siivouksen, työn suunnitteluun pidemmälle aikavälille. Tämä osio on helppolukuinen, sillä näet siitä samantien saapuvat, lähtevät ja kohteessa yöpyvät henkilöt sekä huoneet. 

Tämän työkalun avulla voit laskea esimerkiksi aamiaiselle tulevien henkilöiden lukumäärän helposti.

Henkilöstöresursointi toiminnanohjauksen työkalulla

Toiminnanohjausta voit myös käyttää henkilöstön resursointiin - eli toisin sanoen työtehtävien jakoon. Voit nimittäin viikkonäkymässä jakaa siivottavia ja ylläpidettäviä kohteita muille käyttäjille sekä vaikkapa itsellesi. Siivottavia kohteita voi jakaa vain pääkäyttäjä-roolissa.

Viikkonäkymä ja resursointi 

Voit kätevästi filtteröidä näkymässä näkyville vain tietyn käyttäjän kohteet valitsemalla haluamasi käyttäjän ylälaatikosta. 

Voit asettaa itsellesi siivottavia kohteita ja aktiviteetteja seuraavasti:

• Valitse haluamasi varaus listalta ja klikkaa oikealla näkyvää henkilö-ikonia
• Sinulle aukeaa lista käyttäjistä, joita Moderiin on luotu - valitse listalta haluamasi käyttäjä
• Nyt olet asettanut kyseisen käyttäjän tietylle kohteelle ja voit halutessasi käyttää suodatusmahdollisuutta, joka löytyy listan yläosasta
• Voit jakaa käyttäjille kohteita pitkällekin tulevaisuuteen, mutta pidä mielessä mahdolliset peruutukset ja muutokset sekä uudet varaukset

Siivouksen käyttäjärooli ja -oikeudet Moderissa

Siivouksen käyttöoikeuksilla käyttäjällä on oikeudet nähdä ainoastaan Toiminnanohjaus-osioon, joka on siivoojan työn kannalta olennainen osa-alue. Käyttäjä ei näe asiakkaiden nimiä, varausten hintaa, eikä pysty avaamaan varausten esikatseluikkunaa.

Päivittäinen työskentely toiminnanohjauksen työkaluilla

Päivittäiseen työskentelyyn me Moderilla suosittelemme pääsääntöisesti kaikkia toiminnanohjauksen työkaluja, sillä näitä kaikkia tarkastelemalla saat hyvä yleiskuvan niin tämän päivän tapahtumista, menneistä tapahtumista, huomisen tapahtumista sekä vaikkapa tulevista varauksista kuukauden päähän. 

Siivouslista sekä Viikkonäkymä ovat kuitenkin mielestämme parhaimmat työkalut päivittäiseen työhön. Nämä on suunniteltu nimenomaan niin, että niiden kanssa olisi mahdollisimman helppo toimia niin siivouksen ja huollon, kuin matkailuyrittäjän näkökulmasta:

Siivouslistalla pääset helposti muokkaamaan siivousstatuksia, tarkastelemaan päivittäisiä tapahtumia sekä katsomaan, milloin huone, kohde, mökki, iglu, huvila, aktiviteetti tai vaikkapa huoneisto on seuraavan kerran varattu. 

Moder on suunniteltu ensisijaisesti käytettäväksi mobiilissa, eli puhelimessa tai tabletilla, joten jos kannat puhelinta (tai tablettia) töissä mukana, voit tarkistaa ja päivittää siivoustilanteen. 

Saat kuitenkin myös tulostettua itsellesi saapuvien listan tai in-house listan, mikäli tarvitset paperiversion.

Viikkonäkymä on erinomainen työkalu, kun tahdotaan tarkastella varaus kerrallaan että kootusti päivän tapahtumia - niin, saapuvia, lähteviä kuin aktiviteettejakin.

Tämän työkalun avulla voit hyvin varautua lisäpalveluihin ja tiedät, mihin kohteeseen viedä esimerkiksi vauvojen matkasänkyä tai mihin kohteeseen on tulossa vaikkapa lemmikki.

Huomiot

Päiväkohtaiset huomiot

Toiminnanohjauksen päänäkymään voi kirjoittaa päiväkohtaisia huomiota, jotka näkyvät kyseisen päivän kohdalla. Huomioita voi kirjoittaa Pääkäyttäjänä ja Front desk-käyttäjänä ja huomioita voi lukea Avainpalvelu-käyttäjällä sekä Siivouksen käyttäjällä.

Jos päivän aikana on jotain erityistä tekemistä, voi sen viestiä päiväkohtaisen huomion kautta koko tiimille. Tieto voi olla esimerkiksi, päivystävä henkilö, johonkin huoneeseen vietävä lisäpalvelu (kuohuviinipullo) tai vaikka kohteessa tapahtuva remontti, joka vaikuttaa tekemiseen päivän aikana. 

Huonekohtaiset huomiot

Siivouslistalle voi lisäksi kirjoittaa huonekohtaisia huomioita, jotka näkyvät laajassa näkymässä. Tästä esimerkki on palanut lamppu tai vaikka korjausta vaativa sohvan jalka. Nämä huomiot näkyvät myös Avainpalvelun ja Siivouksen käyttäjärooleille.

Ilmoitussähköpostit

Pääkäyttäjänä voit asettaa ilmoitussähköpostit kohteiden varauksista esimerkiksi siivous- ja huoltokumppanille. Tällöin kumppanisi saa aina tiedot kohteen uusista varauksista, varatuista lisäpalveluista sekä peruutuksista. 

Ilmoitussähköpostit asetettiin jokaiseen yksikköön erikseen Tuotteet-välilehden alta Moderissasi. Alla esimerkkikuva ilmoituksista, joita siivous- tai huoltokumppanisi tällöin saa.

Päivitykset varauksissa

On kuitenkin tärkeä pitää mielessä, että mikäli varausta myöhemmin päivitetään esimerkiksi lisäämällä varaukselle uusi lisäpalvelu, näistä ei lähetetä automaattisesti erillistä ilmoitussähköpostia.