Varauskalenteri

Artikkelin sisältö: 

• Varauskalenteri
  • Varausten värikoodit
  • Maksumerkintöjen värikoodit ja symbolit
  • Check-in, check-out ja ryhmävaraus -symbolit
  • Huonestatusten symbolit ja huonetiedot
  • Varausten siirto -toiminto
  • Huoneluokkien uudelleenjärjestely varauskalenteriin
• Uuden varauksen tekeminen varauskalenterista ("vanha" tapa)
  • Omat merkinnät
  • Lisätiedot
  • "Varausvahvistuksen lähettäminen"
• Varauksen muokkaaminen
• Varauksen muutoshistoria
• Varauksen peruminen
  • "Maksunpalautus"
• Out of order-varaus
• Varauslista

Varaukset-osiossa pystyt luomaan uusia varauksia, tarkastelemaan ja hakemaan olemassa olevia varauksia, tekemään muokkauksia varauksille sekä perumaan varauksia. Varausten kautta voit myös helposti lähettää maksulinkkejä tai laskuja. Täältä onnistuu myös ryhmävarausten tekeminen.

TÄRKEÄÄ!

Kun varaus syötetään järjestelmään tätä kautta, luodut hintasäännöt eivät rajoita varauksen tekemistä. Tätä kautta voit luoda minimivarausaikaa lyhyemmän varauksen tai maksimivarausaikaa pidemmän varauksen, voit myös hinnoitella varauksen vapaasti ilman hintasääntöjen asettamia rajoituksia. 

Varauskalenteri

Alla on avattu kalenterin ominaisuuksia sekä selitetty eri värien ja symbolien merkitys.

Varausten värikoodit

• Sinisellä pohjalla olevat varaukset ovat tällä hetkellä "aktiivisia" varauksia; niillä on joko check-in tai check-out tänään tai ne ovat jatkavia varauksia
• Vihreällä pohjalla olevat varaukset ovat tulevaisuuden varauksia
• Lilalla pohjalla olevat varaukset ovat myyntikanavista tulleita varauksia. 
  • jokaisen myyntikanavasta tulleen varauksen edessä on ikoni, joka kertoo tarkemmin, mistä kanavasta varaus on tullut
• Ruskealla taustalla olevat varaukset ovat out of order varauksia
• Tuplavaraus: molemmat varaukset esitetään kalenterissa oranssilla pohjalla. Alla olevassa esimerkissä on tuplavaraus huoneessa numero 210.

Maksumerkintöjen värikoodit ja symbolit

• Punainen kolmio: varausta ei ole maksettu lainkaan
• Oranssi ympyrä: varaus on osittain maksettu
• Vihreä check-mark: varaus on kokonaan maksettu
• Lila nuoli ylöspäin: varauksesta on maksettu liikaa

Check-in, check-out ja ryhmävaraus -symbolit

• Kaksi henkilöä nimen edessä: kuvastaa, että kyseinen varaus on osa ryhmävarausta
• Nuoli (->) nimen edessä: kertoo, että varaus on kirjattu sisään
• Check -mark nimen perässä: varaus on kirjattu ulos ja kokonaan maksettu (ei avointa saldoa)
• Nuoli (->) nimen perässä: varaus on kirjattu ulos, mutta on osittain maksamatta (avoin saldo)
• Haalean vihreä "klemmari" nimen edessä: kuvastaa sitä että kyseessä on linkitettyjen varausten päävaraus
• Harmaa "klemmari" nimen edessä: kuvastaa sitä että kyseessä on linkitetty, mutta ei päävaraus

Huonestatusten symbolit ja huonetiedot

- siniset tähdet = puhdas

- vihreä väkänen = tarkastettu

- punainen käsi = likainen 

- harmaa stop-merkki = ei käytössä

Jokaisen huoneen nimen vieressä on symboli, joka kertoo, mikä huoneen nykyinen siivousstatus on. Mikäli huoneella ei ole vielä siivousstatusta lainkaan (eli huoneelle ei ole koskaan manuaalisesti annettu siivousstatusta), näkyy nimen vieressä kysymysmerkki (?). 

Voit vaihtaa siivousstatusta kätevästi suoraan varauskalenterista. Klikkaa huoneen nimeä, jonka statuksen haluat muuttaa. Sinulle avautuu alas vetolaatikko, josta voit tehdä halutun muutoksen. 

Samalla näet kätevästi huoneesta muitakin tietoja, mm. kuinka monta henkilöä siihen mahtuu majoittumaan. Mikäli huoneelle on lisätty lisätietoja (Kohteet ----> Huoneet -kautta), tulevat myös annetut lisätiedot näkyviin.

Varausten siirto -toiminto

Laita varausten siirto -toiminto aktiiviseksi varauskalenterin yläosassa olevan liukupainikkeen avulla. Tämä mahdollistaa varausten siirtämisen kalenterissa. 

Varausten siirto -toiminnon ollessa päällä varauskalenterin laidan hohkavat violettina, jotta muistat olla erityisen varovainen ja ottaa toiminnon pois käytöstä heti, kun et enää tarvitse sitä.

Valitse siirrettävä varaus

Klikkaa hiirellä sen varauksen päällä, jonka haluat siirtää. Varaus korostuu valinnan merkiksi.

Valitse uusi huone ja päivämäärä

Vie hiiri sen huoneen ja päivämäärän kohdalle, johon haluat siirtää varauksen. Tässä kohtaa varaus näkyy vielä vanhalla paikallaan ja varauksen sinireunainen versio liikkuu hiiren mukana kalenterissa.

Kun olet oikeassa kohdassa, klikkaa hiirtä uudelleen.

Vahvista siirto

Järjestelmä kysyy vahvistusta varauksen siirtämiseksi kyseiseen huoneeseen tai päivälle. Varmista, että tiedot ovat oikein, ja paina "Kyllä" vahvistaaksesi siirron. Jos et halua tehdä siirtoa, paina "Peruuta".

Huoneluokkien uudelleenjärjestely varauskalenteriin

Voit vaihtaa huoneluokkien järjestystä varauskalenteriin oikeassa yläkulmassa olevan "Järjestä uudelleen"-painikkeen kautta. Klikkaa kyseistä painiketta, ja sinulle avautuu kaikki huoneluokat sisältävä ruutu. Voit vaihtaa huoneluokkien järjestystä yksinkertaisesti raahaamalla ne haluamaasi järjestykseen. Järjestys tallentuu automaattisesti eli sinun ei tarvitse tallentaa tekemiäsi muutoksia. 

Huomioithan, ettei huoneiden järjestystä huoneluokan sisällä pysty tällä hetkellä muuttamaan. Huoneet tulevat aakkos- tai numerojärjestyksessä varauskalenteriin.

Uuden varauksen tekeminen varauskalenterista ("vanha" tapa)

Helpoin ja nopein tapa luoda uusi varaus (erityisesti lähitulevaisuudessa tai samana päivänä saapuvalle vieraalla) on tehdä se suoraan varauskalenterinäkymästä. Klikkaa varauskalenterissa oikean huonetyypin kohdalla päivämäärää, jolloin matkaaja on saapumassa. Tällöin Moder avaa sinulle suoraan uuden varauksen pohjan. Klikkaa seuraavaksi varauspohjassa olevasta kalenterista varauksen uloskirjautumispäivämäärää, jonka jälkeen sinulle avautuu mahdollisuus täyttää varaukselle loput tarvittavat tiedot.

Tässä esimerkissä ollaan luomassa uutta varausta Deluxe kahden hengen huoneeseen, jonka huonenumero on 207. Varaukselle on valittu sisäänkirjautumispäivä (3.10.) sekä uloskirjautumispäivä (6.10.). Kalenteripohjassa harmaalla näkyvät päivämäärät (1.10.-2.10.) tarkoittavat, että tässä huoneessa on jo olemassa oleva varaus kyseisille päivämäärille.

Seuraavaksi varaukselle määritellään, kuinka monta henkilöä huoneeseen on tulossa majoittumaan. Moder laskee hinnan automaattisesti hinnoittelun mukaan, mikäli lisähenkilöistä on asetettu veloitettavaksi lisämaksu. 

Mikäli matkaajan kanssa on sovittu alennuksesta tai muutoin normaalihinnoittelusta poikkeava hinta, voi hinnan muokata helposti kirjaamalla sovitun hinnan "Uusi hinta" -kohtaan. Tässä esimerkissä majoituksen kokonaishinta olisi hinnoitteluperiaatteiden mukaan 390 euroa, mutta matkaajan kanssa on sovittu alennuksesta, jonka jälkeen kolmen yön kokonaishinta onkin 350 euroa.

Tämän jälkeen varaukselle täytetään matkaajan yhteystiedot. Kun teet varausta Moderiin manuaalisesti, voit itse päättää, mitkä tiedot täydennät varaukselle (varaus ei pakota täyttämään kaikkia kenttiä). Jos matkaaja on tekemässä itse varausta verkkokauppasi kautta, pakottaa verkkokauppa matkaajan täyttämään kaikki yhteystiedot.

Omat merkinnät

Kohta on sisäisiä merkintöjä varten, eikä tämä teksti tule matkaajan näkyville esimerkiksi varausvahvistukselle tai GuestAppiin. 

Varauksen kielivalinta vaikuttaa mm. siihen, millä kielellä Moderista lähtee matkaajalle mahdolliset ajastetut viestit tai varausvahvistus (mikäli esimerkiksi automaattisista viesteistä on luotu eri kieliversiot Moderiin).

Lisätiedot

Yritys-kenttään voit syöttää halutessasi yrityksen nimen tai laskulle tulevan viitteen. Molemmat tiedot tulevat näkyviin laskulle.

Tyhjään kenttään voit kirjoittaa matkaajan lisätoiveet tai jo sovitut lisäpalvelut (esimerkiksi lisätyynyt huoneeseen). Huomioithan, että tähän kenttään kirjoitetut tiedot tulevat matkaajan näkyville sekä varausvahvistukselle että GuestAppiin.

Varaukselle lisätään automaattisesti lisäpalvelut, jotka on asetettu kuulumaan kyseisen huonetyypin hintaan. Lisäksi varaukselle voi lisätä niitä maksullisia lisäpalveluita, jotka ovat saatavilla kyseisen huonetyypin kohdalla. Kokonaishinta päivittyy automaattisesti, kun lisäät varaukselle maksullisia lisäpalveluita.

Kun varaukselle on valittu päivämäärät, lisätty matkaajan tiedot sekä mahdolliset erikoistoiveet ja lisätty halutut lisäpalvelut, voit tallentaa varauksen painamalle vasemmassa alereunassa olevaa "Tallenna" -nappia. Tällöin varaus ilmestyy sekä varauskalenteriisi että varauslistalle.

"Varausvahvistuksen lähettäminen"

Moderiin manuaalisesti syötetystä varauksesta ei lähde automaattisesti varausvahvistussähköpostia matkaajalle, vaan tämän voi halutessaan lähettää matkaajalle avaamalla varauksen ja painamalla "Lähetä vahvistussähköposti" -tekstin vieressä olevaa linkkiä. Vahvistuksissa tuetaan tällä hetkellä kielinä suomea, englantia, ruotsia, norjaa ja viroa. Huomioithan että jos sinulla on Moderin backendin käyttökielenä suomi, ja olet valinnut että sinulle tulee varausvahvistuksista kopiot, niin sinulle kopiot tulevat aina suomeksi, vaikka lähettäisitkin asiakkaalle vahvistuksen jollakin muulla Moderin tukemista kielistä. 

Sinun kopiossasi ei näy myöskään asiakkaan GuestApp-linkkiä. 

Jos matkaaja tekee varauksen itse verkkokaupasta, saa hän siitä automaattisesti varausvahvistussähköpostin, mikäli verkkokaupassa on käytössä Paytrail eli mikäli asiakas ohjataan suorittamaan varauksen maksu ennen varauksen vahvistamista. Mikäli verkkokaupassa ei ole käytössä Paytrailia, tulevat kaikki varaukset Moderiin maksamattomina varauspyyntöinä, joista tulee lähettää manuaalisesti vahvistussähköposti.

Varauksen muokkaaminen

Voit muokata Moderissa kaikkia varauksen tietoja yksinkertaisesti klikkaamalla varauksen auki ja muuttamalla halutut tiedot sekä painamalla tallenna muokkausten jälkeen. Voit avata muokattavan varauksen suoraan varauskalenterista (klikkaa hiirtä varauksen päällä, ja varaus aukeaa ---> klikkaa "Muokkaa") tai etsimällä halutun varauksen varauslistan kautta ja klikkaamalla asiakkaan nimeä, jolloin saat varauksen auki ja pääset muokkaamaan sitä "Muokkaa" -painikkeen kautta.

Mikäli haluat muuttaa varauksen päivämääriä, klikkaa varaus ensin auki ja varauksen sisällä klikkaa vielä auki varauskalenteri kohdasta "Näytä kalenteri". Varauksen päivämäärien muokkaaminen on demonstroitu myös tässä lyhyessä videossa.

HUOM!!!

Mikäli varauksen kestoa pidennetään tai lyhennetään tai päiviä muutetaan, ei Moder päivitä hintaa tässä kohtaa automaattisesti. Hinta tulee päivittää muokkauksen yhteydessä manuaalisesti kohtaan "Uusi hinta".

Muista painaa "Tallenna" -nappia varauksen alaosan vasemmasta kulmasta, jotta tehdyt muutokset tallentuvat varaukselle.

Varauksen muutoshistoria

Varauksen muutoshistoria -ominaisuus näyttää päivä kerrallaan, mitä muutoksia varaukselle on tehty. Muutosmerkinnöiltä löytyy myös tieto käyttäjätunnuksesta, joilla varausta on muokattu. 

• Avaa varauksen esikatseluikkuna
• Klikkaa ”Viimeisin päivitys xx.xx.xxxx” 
• Tarkastele muutoksia

Muutoshistorian tiedot:

• Käyttäjätunnus, jolla muutos on tehty
  
• Muokatun tiedon nimi
  • Punaisella: poistettu tieto
  • Vihreällä: lisätty tieto

Varauksen peruminen

Peruaksesi varauksen avaa ensin haluttu varaus (ks. kohta "Varauksen muokkaaminen") ja paina varauksen yläosassa oikealla olevaa "Peruuta varaus" -painiketta. Tämän jälkeen järjestelmä kysyy vielä, haluatko varmasti perua varauksen. Paina "kyllä", jolloin varaus peruuntuu ja se häviää varauskalenterista.

Halutessasi löydät myös perutut varaukset menemällä varauslistalle, ja valitsemalla yläpalkin suodattimesta statuksesi "Sisällä peruutetut" tai "Vain peruutetut" ja etsimällä esimerkiksi matkaajan nimellä tai varausnumerolla.

"Maksunpalautus"

Huomioithan, ettei Moder tee automaattisesti eikä sieltä voi tehdä maksunpalautusta perutusta varauksesta. Tämä sinun tulee tehdä manuaalisesti tarvittaessa, joko pankkisiirtona tai  Paytrailin kauppiasportaalista, mikäli matkaaja on maksanut varauksen verkkomaksuna Paytrailin kautta. Mikäli teillä on Paytrailin sijaan käytössä Stripe, tulee maksunpalautus suorittaa samalla tavoin matkaajan suuntaan Stripen portaalista.

Maksunpalautuksen jälkeen Moderiin on hyvä tehdä hyvityslasku, jotta Moderin raportit pysyvät ajantasalla.

Out of order-varaus

Pystyt blokkaamaan tietyn huoneen pois käytöstä tai myynnistä tekemällä sille out of order -varauksen. 

Aloita varauksen tekeminen kuten aiemmissa esimerkeissä joko "Uusi varaus" -painikkeen tai varauskalenterin kautta. Kun olet tehnyt päivämäärävalinnat, klikkaa ruksi kohtaan "Out of order". Tällöin varaus ei pyydä enää majoittujan tietoja, vaan voit sen sijaan kirjoittaa halutessasi syyn sille, miksi kyseinen huone on pois käytöstä. Paina tallenna.

Out of order -varaukset ilmestyvät varauskalenteriisi kuvan osoittamalla tavalla.

Varauslista

Varauslistalta löydät kaikki majoituskohteellesi tehdyt varaukset. Voit etsiä tiettyä varausta erilaisilla hakuehdoilla, kuten matkaajan nimellä, varausnumerolla, puhelinnumerolla tai vaikkapa sähköpostilla.

Varauslistalla on käytössä myös erilaisia suodattimia. Suodattimien avulla voit esimerkiksi tarkastella kaikkia ei maksettuja varauksia tai valita listalle mukaan myös perutut varaukset.

Kunkin varauksen oikeassa laidassa on myös esitetty varauksen maksustatus. Statuksia on neljänlaisia:

• Punainen kolmio: varausta ei ole maksettu lainkaan
• Oranssi ympyrä: varaus on osittain maksettu
• Vihreä check-mark: varaus on kokonaan maksettu
• Lila nuoli ylöspäin: varauksesta on maksettu liikaa
  
  

Voit avata kunkin varauksen yhteystiedot ja varaukselle lisätyt lisäpalvelut varauksen oikeassa reunassa olevasta, alaspäin osoittavasta nuolesta. Täältä löydät myös työkalun, jonka avulla voit helposti kopioida varaajan tiedot uutta varausta varten.

Klikkaamalla asiakkaan nimeä, saat avattua varauksen esikatselua ja muokkausta varten. Mikäli varaus on tullut Moderiin jostain ulkoisesta myyntikanavasta (esimerkiksi Airbnb, Booking.com), näkyy varauskanavan nimi asiakkaan nimen alapuolella.