Ryhmävaraukset

Modified on Mon, 20 Jan at 4:28 PM

Artikkelin sisältö

Ryhmävaraukset Moderissa
Ryhmävaraukset-toiminto (vanha tapa)

Ryhmävaraukset Moderissa

Ryhmävaraukset ovat isompien ryhmien varauskokonaisuuksia, jotka voivat sisältää majoitusta, tilavuokria ja aktiviteetteja. Ryhmävarausten luomiseen ja hallintaan Moderissa on kehitetty työkalu nimeltä MultiBook.

Työkalun käyttöä on opiskeltu tarkemmin varausten luonti majoitukselle ja aktiviteeteille osiossa. Yksityiskohtaiset ohjeet ja vinkit työkalun käyttöön sieltä. Tässä osiossa keskitymme isompien varauskokonaisuuksien luomiseen ja hallintaan.

Esimerkki ryhmävarauksesta:

Veikkolan Vene ja Veistämö Oy Ab - tiimipäivä

PAX 20 henkeä

Henkilöt majoittuvat 2hh huoneissa.

1 yön tapahtuma

Ensimmäiselle päivälle kokoustila sekä saunavuokra

Toiselle päivällä jokin aktiviteetti

Valitse majoituskohteet ryhmävaraukselle

Avaa MultiBook -työkalu.

Syötä hakupalkkiin:

a. oikeat päivät sekä

b. henkilömäärä: 20 aikuista

Vaihtoehto 1: Auto-Select (Taikanappi)

Ylimpänä näet huonetyypit, johon koko ryhmä mahtuu. Näiden huonetyyppien vieressä on vihreä tähti. Tätä vihreää taikanappia painamalla oikea määrä huoneita lisätään MultiBookin ostoskoriin automaattisesti.

a. tee haku

b, paina taikanappia

Vaihtoehto 2: Lisää sopivat huoneet manuaalisesti

Sama skenaario kun aiemmin, mutta muutamalla lisävaihtoehdolla

a. tee haku

b. valitse alku ja loppupäivämäärä

c. valitse henkilömäärä huoneisiin

d. valitse huoneiden määrä

e. aseta hinta

f. lisää ostoskoriin

HUOM! Voit lisätä huoneita useista eri huonetyypeistä samalla kertaa toistamalla valinnat kalenterissa ja lisäämällä tuotteet ostoskoriin

Vaihtoehto 2:n variaatio: Lisää huoneita useasta huonetyypistä

a. tee haku

b. valitse huonetyypillä (Lakeside suites esimerkissä) alku ja loppupäivä

c. Valitse henkilömäärä huoneisiin

d. Valitse huoneiden määrä

e. aseta hinta

f. Lisää ostoskoriin

g. Valitse kalenterissa toiselle huonetyypille (Mountain suites) alku ja loppupäivä

h. Valitse henkilöäärät huoneisiin

Lopputuloksena huoneita lisätty samaan ostoskoriin kahdesta huonetyypistä. Voit myös varata huoneita eri ajankohdille vapaasti tarpeen mukaan.

Henkilömäärien muokkaus huonekohtaisesti

Kun huoneet on lisätty ostoskoriin, voit muokata niiden määriä ja myös henkilömääriä majoitusyksiköittäin.

Klikkaa ostoskorissa nuolta alas huonetyypin kohdalla. Valitse sopiva määrä aikuisia ja lapsia

Valitse aktiviteetit ja tilavuokrat ryhmävaraukselle

Seuraavaksi lisätään kokonaisuuteen saapumispäivälle tilavuokra, saunavuokra ja toiselle päivälle yksi aktiviteetti.

Näiden tuotteiden lisääminen ostoskoriin noudattaa samaa periaatetta, kuin majoitustuotteiden lisääminen.

Tee näin

Siirry MultiBookin Aktiviteetit-välilehdelle, josta löydät kaikki tuntipohjaiset tuotteet. Tämän jälkeen prosessi eteenee kuten majoitustuotteidenkin kohdalla.

a. autofill-napin käyttö (vihreä tähti)

Paina Autofill-nappia (vihreä tähti), ja MultiBook valitsee oikean määrän tuntipohjaisia tuotteita ensimmäiselle vapaalle lähdölle ja siirtää ne ostoskoriin.

b. valinta manuaalisesti kalenterista

1. valitse päivä kalenterista klikkaamalla haluttu ajankohta.

2. valitse alapalkista henkilömäärä ja yksiköiden määrä.

3. muokkaa hintaa tarvittaessa.

4. lisää valitut tuotteet ostoskoriin klikkaamalla "Lisää ostoskoriin"

Ostoskorin muokkaus

Kun olet valinnut haluamasi tuotteet, siirryt ostoskoriin, jossa voit muokata varauksia, lisätä tai poistaa tuotteita, ja viimeistellä varausta. MultiBook tekee varausten hallinnasta sujuvaa ja mukautettavaa, jolloin voit helposti optimoida varauksesi vastaamaan asiakkaan tarpeita.

Tee näin

Muokkaa tuotteiden määrää

Voit helposti lisätä tai vähentää tuotteiden määrää, oli kyseessä huone, huvila, aktiviteetti, lippu, tila tai muu matkailutuote. Tämä mahdollistaa varausten nopean mukauttamisen ryhmän tai asiakkaan tarpeiden mukaiseksi.

Muuta hintaa

Jos hintaa tarvitsee muokata esimerkiksi alennuksen, erikoistarjouksen tai sovitun hinnan mukaiseksi, voit tehdä sen suoraan ostoskorissa. Hintojen muokkaus on joustavaa ja helppoa, mikä varmistaa, että varaus hinnoitellaan oikein.

Poista tuote

Jos jokin tuote ei ole tarpeellinen, voit poistaa sen suoraan ostoskorista yhdellä klikkauksella. Tämä antaa sinulle täyden hallinnan varauksen sisällön suhteen ja varmistaa, että vain tarvittavat tuotteet sisältyvät varaukseen.

Lisäpalveluiden valinta varaukselle

Lisäpalveluiden lisääminen varaukseen MultiBookissa antaa mahdollisuuden tarjota asiakkaille täydellisiä elämyksiä majoituksen tai aktiviteettien oheen. Lisäpalvelut voivat sisältää esimerkiksi aamiaisen, hieronnan, välinevuokran tai muita tuotteita, jotka täydentävät asiakkaan varausta. Näin lisäät ja muokkaat lisäpalveluita varaukseen:

Tee näin

Vaihda Extras-välilehdelle

Siirry Extras-välilehdelle MultiBookin yläosassa. Tämä näkymä näyttää kaikki saatavilla olevat lisäpalvelut, joita voit lisätä varaukseen.

Valitse lisäpalvelut tuotteen alta

Valitse haluamasi lisäpalvelut suoraan tuotteen alta olevasta alasvetovalikosta.

Voit valita lisäpalvelut jokaiselle tuotteelle ja varaukselle erikseen, mikä antaa sinulle mahdollisuuden räätälöidä palvelut vastaamaan kunkin varauksen erityistarpeita.

Voit käyttää kätevää kopiointi-nappia (A), joka kopioi valitut lisäpalvelut kaikkiin vastaaviin tuotteisiin yhdellä klikkauksella. Tämä nopeuttaa prosessia erityisesti, jos samat lisäpalvelut halutaan tarjota useille tuotteille.

Muokkaa määrää ja hintaa

Voit muokata lisäpalveluiden määrää ja hintaa suoraan valinnan jälkeen. Tämä joustavuus auttaa varmistamaan, että varaus vastaa asiakkaan toiveita ja budjettia.

Täytä asiakkaan yhteystiedot

Asiakkaan yhteystietojen lisääminen on tärkeä osa varauksen viimeistelyä MultiBookissa. Hyvin täytetyt yhteystiedot auttavat pitämään asiakasrekisterin ajan tasalla ja varmistavat, että varaukseen liittyvä viestintä sujuu ongelmitta. Yhteystietojen täyttämisen voi tehdä helposti MultiBookin Yhteystiedot-välilehdellä, oli kyseessä uusi tai palaava asiakas.

Nyt kun tarkastelemme ryhmävarauksen tekoa, asiakkaan yhteystiedot ovat tässä tapauksessa ryhmävarauksesi varaajan tiedot. Pääset muokkaamaan jokaisen majoittujan nimitietoja erikseen myöhemmin varauksille ja tästä lisää myöhemmin kurssilla.

Tee näin

Siirry Yhteystiedot-välilehdelle.

Uudet asiakkaat

Täytä asiakkaan yhteystiedot manuaalisesti täyttämällä kaikki tarvittavat kentät. Mitä täydellisemmin täytät tiedot, sitä paremmin asiakasrekisterisi palvelee jatkossa.

Minimitiedot, jotka kannattaa täyttää:

Nimi

Yritys

Puhelinnumero

Sähköposti (jos et täytä sähköpostiosoitetta, niin et voi tarvittaessa myöhemmässä vaiheessa lisätä olemassa olevalle varaukselle lisää huoneita)

Palaavat asiakkaat

Jos kyseessä on palaava asiakas, voit hyödyntää "Hae yhteystiedoista" -toimintoa. Kirjoittamalla viisi merkkiä asiakkaan nimestä, puhelinnumerosta tai sähköpostiosoitteesta, MultiBook hakee asiakasrekisteristä vastaavat tiedot ja näyttää hakutulokset, jolloin voit valita asiakkaan tiedot helposti.

Näin käytät hintakoodia MultiBookissa

1. aseta hintakoodi ennen varauksen vahvistamista

2. multiBook allokoi hintakoodin ostoskorissa oleviin tuotteisiin, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

Koodin voimassaolo: Hintakoodin on oltava voimassa valitun varausajankohdan aikana.
Soveltuvuus tuotteille: Hintakoodin tulee olla voimassa niille tuotteille, jotka ovat ostoskorissa, kuten huoneet, aktiviteetit tai lisäpalvelut.

3. kun hintakoodi on lisätty, uusi hinta näkyy suoraan ostoskorissa.

Näin näet heti alennetun hinnan ja voit varmistaa, että koodi toimii oikein.

Valitse laskutustapa

Ennen kuin klikkaat Checkout-nappulaa MultiBookissa, on tärkeää valita varaukselle sopiva laskutustapa ja varmistaa, miten haluat käsitellä varauksen hinnat ja vahvistukset. MultiBook antaa sinulle joustavat vaihtoehdot laskutuksen ja varauksen käsittelyyn, joten voit valita parhaiten sopivan vaihtoehdon tilanteen mukaan.

Valinnat ennen Checkout-painiketta

Luodaanko varaukselle suoraan lasku?

MultiBook luo oletuksena varaukselle yhden laskun, johon kaikki varauksen tuoterivit (huoneet, aktiviteetit, lisäpalvelut) sisällytetään. Tämä lasku on helposti saatavilla päävarauksen kautta ja sen voi lähettää asiakkaalle joko maksulinkkinä tai PDF-muodossa. Lähetys tulee tehdä erikseen käsin.

Tee näin

Klikkaa Luo laskut -toggle aktiiviseksi, jolloin varauskokonaisuudelle muodostuu yksi lasku, johon kaikki valitut tuotteet sisältyvät.

Haluatko erilliset laskut jokaiselle huoneelle tai aktiviteetille?

Jos haluat luoda erilliset laskut jokaiselle varaajalle, valitse "Erilliset laskut". Tämä vaihtoehto on hyödyllinen esimerkiksi tilanteissa, joissa varauksessa on useita huoneita tai aktiviteetteja, ja asiakkaat haluavat maksaa erikseen.

Tee näin

Klikkaa Luo laskut -toggle aktiiviseksi, jolloin varauskokonaisuudelle muodostuu yksi lasku, johon kaikki valitut tuotteet sisältyvät.

Valitse "Erilliset laskut", jolloin MultiBook jakaa varauksen tuotteet omille laskuilleen. Tämä sopii hyvin tilanteisiin, joissa ryhmävaraus jaetaan useamman majoittujan tai huoneen kesken.

Piilotetaanko hinta GuestAppista ja varausvahvistuksesta?

Voit valita piilottaa hintatiedot GuestAppista ja varausvahvistuksesta. Tämä on kätevä erityisesti nyt tarjous- tai ryhmävaraustilanteissa, joissa hinnat halutaan pitää asiakkaalta piilossa.

Hintojen piilottaminen voi olla hyödyllistä myös esimerkiksi alustavissa varauksissa, joissa odotetaan vielä muutoksia tai kun varaus on tehty matkanjärjestäjälle ja laskutusta ei haluta tehdä vielä tässä vaiheessa.

Tehdäänkö varauksesta varauspyyntö?

Varauspyyntö on vahvistamaton varaus, joka näkyy Moderissa oranssilla korostevärillä. Varauspyynnön avulla voit varata tuotteita alustavasti, odottaa vahvistusta tai muokkauksia ennen lopullista vahvistamista. Varauspyynnöstä voi lähettää asiakkaalle varauspyyntövahvistuksen, joka kertoo, että pyyntö on vastaanotettu.

Varauspyyntö on alustava varaus, joka on vielä vahvistamaton. Varaus näkyy oranssilla korostevärillä ja se voidaan vahvistaa myöhemmin varauksen muokkausnäkymässä. Varauspyynnöstä voidaan lähettää asiakkaalle oma vahvistusviesti merkkinä siitä, että pyyntö on vastaanotettu.

Varauksen muistiinpanot ja niiden käyttö

Varauksen muistiinpanot auttavat pitämään kirjaa varaukseen liittyvistä erityistoiveista ja sisäisistä ohjeista, jotka parantavat asiakaspalvelua ja tehostavat yrityksen sisäistä viestintää. MultiBookissa varaukselle voidaan lisätä kahden tyyppisiä muistiinpanoja, jotka palvelevat sekä asiakasta että majoituskohteen henkilökuntaa.

Muistiinpanojen tyypit

1. Lisätoiveet

Lisätoiveet-kenttään voit kirjata asiakkaan erityistoiveet, kuten allergiatiedot, lisätyynyt, myöhäisen check-in-ajan tai muut palvelupyyntöihin liittyvät tiedot. Nämä muistiinpanot näkyvät asiakkaalle esimerkiksi GuestAppissa ja varausvahvistuksessa.

2. Sisäiset muistiinpanot

Sisäiset muistiinpanot ovat yrityksen sisäistä käyttöä varten. Ne eivät näy asiakkaalle ja voivat sisältää esimerkiksi huoneen erityishuoltopyyntöjä, maksuehtoja tai muita henkilökunnalle tarkoitettuja huomioita. Nämä muistiinpanot auttavat pitämään sisäisen viestinnän selkeänä ja helposti saatavilla.

Varauksen viimeistely ja tallentaminen

Varauksen viimeistely tarkoittaa oikeastaan Checkout-painikkeen painamista. Näin saat varauksen tallennettua ja se siirtyy nähtäville mm. varauskalenteriin sekä varauslistalle.

Checkout-painikkeen painamisen jälkeen jäät edelleen varauksen luomisnäkymään ja pystyt samantien jäädä lisäämään siihen uusia varauksia halutessasi - sinulle siirtyy ostoskorisi ylälaitaan teksti "Olet lisäämässä varauksia ryhmään" ja tästä linkistä klikkaamalla näet äskeisen varauksen tiedot tarkemmin.

Mikäli tahdot tehdä täysin uuden varauksen Multibookilla, paina yläkulmasta "Tyhjennä"-painiketta ja äsken luomasi varaus katoaa Multibook-työkalusta. Äsken luomasi varaus jää kuitenkin tietty tallennettuna voimaan Moderiisi ja voit tarkastella sitä mm. Varauskalenterista.

Ryhmävaraukset-toiminto (vanha tapa)

Ryhmävaraus-toiminnolla voit nimensä mukaisesti luoda useamman huoneen ryhmävarauksen (Varaukset ----> Ryhmävaraukset).

Ryhmävaraukset-toiminnon alta näet listan kaikista kohteellesi luoduista ryhmävarauksista. Painamalla ryhmän nimeä, saat avattua ryhmävarauksen tiedot muokkausta ja tarkastelua varten.

Ryhmävaraustoiminnon päänäkymä

1. voit tehdä hakuja yrityksen nimellä tai varaajan nimellä

2. päivämäärä – Listauksen voi rajata valitsemalla päivämäärävälin

3. listauksen järjestäminen - Sarakkeen nimeä klikkaamalla saat järjestettyä varaukset uudestaan esim tulopäivän mukaan.

4. luo uusi – Uuden varauksen luominen tästä napista

Ryhmävarauksen luominen

1. Aloita uuden ryhmävarauksen luominen painamalla oikean yläkulman "Luo uusi" -painiketta Ryhmävaraukset-näkymässä.

2. Täytä seuraavaksi varaukselle ryhmän nimi ("Yritys") sekä varaajan tiedot. "Näytä lisää" -painikkeen takaa löydät lisäkenttiä, mm. mahdollisuuden täyttää sisäisiä merkintöjä, matkaajan toiveet sekä laskutusviitteen.

3. Valitse seuraavaksi ajankohta, jolloin ryhmän on tarkoitus majoittua ("Alkaen pvm" ja "Päättyen pvm"). Paina "Tallenna".

Tämän jälkeen sivun alalaitaan aukeaa lisää valintoja.

4. Skrollaa hiirellä alaspäin, ja löydät alla olevan kuvan mukaisen kalenterinäkymän, jossa ryhmän valittu majoittumisajankohta on maalattu kalenteriin vaaleankeltaisella korostevärillä

5. Lisää ryhmävaraukselle haluamasi huoneet klikkaamalla hiirellä kunkin lisättävän huoneen kohdalla kalenterissa. Huone tulee varatuksi ryhmävaraukselle, kun siihen ilmestyy varauspalkkikuvake.

6. Lisätyt huoneet ilmestyvät myös listana ryhmävaraukselle kohtaan "Varatut kohteet" (skrollaa hiirellä hieman ylöspäin varauskalenterista).

Voit avata kunkin ryhmävaraukselle lisätyn varauksen klikkaamalla varauksen varausnumeroa. Näin pääset täydentämään esimerkiksi jokaiselle huoneelle majoittujan tiedot sekä muokkaamaan tarvittaessa varauksen tulo- ja lähtöpäivämääriä.

Varauksen irrottaminen ryhmävarauksesta

Mikäli olet lisännyt jonkin varauksen virheellisesti ryhmävaraukselle, voit irrottaa sen ryhmävaraukselta klikkaamalla "irrota" nappulaa, jonka jälkeen huone tippuu pois varaukselta ja jää itsenäiseksi varaukseksi jota pystyy muokkaamaan.

Ryhmävarauksen varausvahvistus

Ryhmävarauksen varausvahvistuksen saat auki seuraavasti:

klikkaa auki ryhmävaraus, jonka varausvahvistusta haluat tarkastella
klikkaa painikkeesta "varausvahvistus"

Varausvahvistuksen voit joko tulostaa PDF-muotoon ja lähettää sähköpostin liitteenä tai voit kopioida varausvahvistuksen linkin ja lähettää sen asiakkaalle (näin ollen linkin takana on aina päivitetty versio ryhmävarauksesta, mikäli siihen tehdään muutoksia). Ryhmävarauksen varausvahvistusta ei voi tässä kohtaa lähettää suoraan sähköpostilla Moderista.

Ryhmävarauksen kieli seuraa selaimen kieltä, eli jos selaimen kieli on suomi, tulee varausvahvistus myös suomeksi.

Ryhmävarauksen laskutus

Voit luoda laskun tai laskuja ryhmävaraukselle varausten alla olevasta "Laskut" osiosta. Laskulle kerääntyy oletusarvona kaikki ryhmävaraukselle lisätyt huoneet ja niiden lisäpalvelut, mutta voit muokata laskua normaaliin tapaan (ks. "Laskun luominen, muokkaaminen ja maksumerkinnät" -ohje tarvittaessa).

Tällä hetkellä ryhmävaraukseen sidotuista huonevarauksista ei voi lähettää yksittäisiä laskuja, vaan kaikki ryhmävarausta koskevat laskut tulee luoda erikseen tätä kautta.

Kun kaikki ryhmävarauksen huoneet on maksettu, voit merkitä koko ryhmävarauksen kerralla maksetuksi "Varatut kohteet" -osion oikeassa yläkulmassa olevasta "Merkitse maksetuksi" -painikkeesta. Tällä hetkellä ryhmävarauksen alla olevia varauksia ei voi merkitä maksetuksi yksitellen, vaan tämä toiminto merkkaa kaikki varaukset kerralla maksetuiksi.

Linkitetty ryhmävaraus

Voit myös luoda ryhmävarauksia yhdistämällä varaukset toisiinsa kätevästi linkittämällä. Tämä mahdollistaa myös yhden koontilaskun muodostamisen ryhmälle, että laskujen muodostamisen erikseen ryhmän jäsenille.

Voit aloittaa ryhmävarauksen tekemisen luomalla

huonevaraukset erikseen ja linkittämällä ne toisiinsa jälkikäteen
tai vaihtoehtoisesti suoraan tämän ryhmävaraustoiminnon kautta

Pääset lisäämään huonevaraukselle linkitetyn varauksen, kun valitset ensin haluamasi huoneen ja klikkaat Ryhmä-painiketta.

Ryhmävarauksia voi lisätä suoraan tästä näkymästä, tai lisätä huoneita ja aktiviteetteja varausnumeron avulla.

Linkitetyn ryhmävarauksen poistaminen

Ryhmävarauksesta on yhtä helppo poistaa varauksia tai purkaa koko linkitys, kuin tehdä koko ryhmävaraus.

klikkaa oikealla näkyvää rastia ja poistat varauksen linkityksestä
varauksen linkityksen poistaminen ei peruuta kys. varausta
huom! Mikäli poistat päävarauksen linkityksen, poistuu samalla koko linkitetty ryhmävaraus
voit poistaa vain tiettyjä huonevarauksia tai aktiviteetteja ryhmävaraukselta painamalla rastia

Koontilaskun luominen linkitettyyn ryhmävaraukseen

Voit luoda helposti koontilaskun linkitetylle ryhmävaraukselle. Voit myös luoda erikseen laskut jokaiselle asiakkalle tuttuun tapaan klikkaamalla haluamasi varaus auki ja luomalla laskut erikseen.

valitsemalla linkitetyn ryhmävarauksen päävarauksen, pääset luomaan yhtenäisen koontilaskun ryhmälle
mikäli tahdot luoda yksittäisen laskun varauksesta, valitse haluamasi varaus ryhmävarauksesta

TÄRKEÄ HUOMIO! Ryhmävarauksen päävarauksen maksaminen kokonaisuudessaan ei toistaiseksi merkkaa linkitettyjä varauksia maksetuksi, joten tämä toiminto tulee halutessaan tehdä manuaalisesti.

Linkitetyn ryhmävarauksen päävarauksen tunnistaa hennon vaaleanvihreästä sävystä. Klikkaamalla kys. varausta ja painamalla normaalisti "Muokkaa", voit luoda sivun alareunasta tuttuun tapaan koontilaskun

Lasku avautuu näkymään, johon on nyt listattu kaikki linkitetyn ryhmävarauksen tuotteet ja palvelut. Voit halutessasi muokata laskun tuotteita, mutta muistathan päivittää kirjanpitomielessä mahdolliset laskun muutokset tarvittaessa varauksille.