Moderin Ajastetut viestit -osiossa voit luoda ja hallita sähköpostiviestejä, jotka on suunniteltu lähettämään tärkeitä tietoja ja viestejä asiakkaille automaattisesti. Näiden viestien avulla voit parantaa viestinnän sujuvuutta ja tarjota asiakkaille parhaan mahdollisen palvelukokemuksen.

Ajastetut viestit lähtevät aina osoitteesta: no-reply@noreply.moder.fi

Ajastetut viestit- osio löytyy Moderissa kohdasta Asiakkaat:

Ajastettujen viestien avulla voit lähettää automaattisia sähköposteja matkaajille eri vaiheissa heidän varauksensa aikana. Voit esimerkiksi lähettää tervetuloviestin ennen sisäänkirjautumista, joka sisältää tärkeät saapumisohjeet ja tervetulotoivotuksen. Uloskirjautumisen jälkeen voit ajastaa kiitosviestin ja palautekyselyn, joilla keräät arvokasta palautetta palvelusi kehittämiseen.

Esimerkkejä ajastetuista viesteistä

Tervetuloa-viesti

Lähetetään ennen sisäänkirjautumista ja sisältää tärkeät saapumistiedot, kuten sisäänkirjautumisohjeet, yhteystiedot ja muita tärkeitä tietoja, jotka parantavat asiakkaan saapumiskokemusta.

Kiitos-viesti ja palautekysely

Lähetetään uloskirjautumisen jälkeen kiittämään asiakasta vierailusta ja pyytämään palautetta kokemuksesta. Tämä viesti auttaa parantamaan asiakassuhteita ja keräämään arvokasta tietoa majoituspalvelun kehittämiseen.

Ovikoodin lähetys tekstiviestillä

Ajastetut viestit -osiossa voit myös aktivoida ovikoodin lähetyksen tekstiviestinä, joka lähetetään automaattisesti ennen asiakkaan saapumista. Tämä toiminto varmistaa, että asiakkaat saavat kaikki tarvitsemansa tiedot saapumistaan varten kätevästi suoraan puhelimeensa, mikä parantaa vierailun sujuvuutta erityisesti itsepalvelukohteissa.

Ajastettu sähköposti

Ajastetut sähköpostiviestit helpottavat asiakasviestintää automatisoimalla tärkeiden viestien lähetyksen eri vaiheissa varausprosessia. Seuraa alla olevia ohjeita luodaksesi ajastetun sähköpostiviestin:

Luo uusi viesti

Klikkaa plus-ikonia luodaksesi uuden ajastetun sähköpostiviestin

1. Anna viestille haluamasi nimi

2. Valitse lähetyssääntövaihtoehto

Valitse, milloin viesti lähetetään asiakkaalle. Voit valita seuraavista vaihtoehdoista:

a. varauksen jälkeen,

b. ennen sisäänkirjautumista,

c. sisäänkirjautumisen jälkeen,

d. ennen uloskirjautumista,

e. uloskirjautumisen jälkeen.

Määrittele lähetysaika tunneissa sen mukaan, kuinka monta tuntia valitun säännön jälkeen viesti lähetetään. Esimerkiksi, jos check-in-aika on asetettu klo 15:00 ja viesti on ajastettu lähetettäväksi 3 tuntia saapumisen jälkeen, asiakas saa viestin klo 18:00 samana päivänä.

Valitse kohteet, joihin tehtyihin varauksiin viesti läheteään

Voi valita halutessasi vain tietyn tai tietyt kohteet, joille viesti lähtee tai kohdistaa saman viestin kerralla kaikkiin kohteisiisi.

Lisää viestin otsikko ja sisältö

Kirjoita sähköpostille otsikko ja täytä haluamasi viesti "Sähköpostin sisältö"-kenttään. Jos haluat lisätä viestin eri kielillä, klikkaa "Lisää kieli" -painiketta, valitse haluamasi kieli ja kirjoita viesti sekä otsikko kyseisellä kielellä.

Luo tarvittavat kieliversiot

Uuden kieliversion lisääminen

a. Klikkaa "lisää kieli"

b. Valitse oikea kieli alasvetovalikosta

c. Lisää viesti kyseisellä kielellä.

Tärkeät huomioitavat asiat

a. Ei virtuaalipaketeille

Ajastettuja viestejä ei tällä hetkellä voi asettaa virtuaalipaketeille.

b. Entä jos viesti ei mene perille?

Jos viesti ei mene perille tai asiakas tekee varauksen ajastetun viestin lähetysajan jälkeen, Moder yrittää lähettää viestin uudelleen yhden kerran 12 tuntia ensimmäisen lähetysyrityksen jälkeen.

Esimerkki: Jos ajastettu viesti on asetettu lähtemään 72 tuntia ennen asiakkaan saapumista, mutta ei mene perille ensimmäisellä yrityksellä tai varaus tehdään ajalla 72–60 tuntia ennen saapumista, Moder yrittää lähettää viestin uudelleen 12 tuntia myöhemmin. Jos viesti ei mene perille toisellakaan kerralla, viesti tulee lähettää manuaalisesti.

Ajastettu tekstiviesti

Ajastettu tekstiviesti-toiminto on suunniteltu pääasiassa ovikoodin lähettämistä varten, mutta sitä voi käyttää myös tervetuloviestinä ennen asiakkaan saapumista. 

Tekstiviestin lähetyssääntö on aina asetettu lähetettäväksi ennen sisäänkirjautumista, jolloin asiakas saa tarvittavat tiedot ajoissa.

Viestipohja ja ovikoodin asetukset

Tekstiviestin pohja on standardisoitu, eikä sitä voi muokata, mutta sen sisältö on nähtävissä tekstiviestiasetuksen lopussa.

Jos kyseiselle huonetyypille on määritelty ovikoodi (Kohteet → Huoneet -kohdassa), ovikoodi poimitaan automaattisesti ja sisällytetään lähetettävään tekstiviestiin. 

Ajastettu tekstiviesti

Tekstiviestin maksimipituus on 160 merkkiä ja Moderista lähtevässä ovikoodi-viestissä on tietyt asiat ja jos viestin sisältö menee yli tuon 160 merkin, järjestelmä tiputtaa pois asioita viestin alusta, koska se tärkein eli ovikoodi on viestin loppupuolella.

Alla esimerkki Moder testiympäristöstä, miltä viesti näyttää:

Viestin alussa lukee aina Welcome!

Sen perään tulee kyseisen Toimipisteen nimi.

Tähän perään tulevat varaukselta tulopäivä ja -aika, ajatusviiva – väliin ja sen perään lähtöpäivä- ja aika.

Varauksen aikataulun jälkeen viestiin tulee varatun yksikön nimi.

Yksikön jälkeen tulee ovikoodi esim. 12345. Ja koodin perään vielä sähköpostiosoite, joka on asetettu Moderissa Asetukset – Yritys – Pääkäyttäjä tietoihin.

Huomioitavaa ovikoodin hallinnasta

Moder ei tue automaattisesti vaihtuvia koodeja, joten jos haluat muuttaa ovikoodia, sinun tulee tehdä muutos manuaalisesti huonetyypin asetuksissa ennen viestin lähettämistä.

HUOM! Jos käytössäsi on Moderiin integroitu lukitusjärjestelmä, jokaiselle varaukselle generoituu automaattisesti oma, uniikki ovikoodi integraation kautta. Tämä koodi lähetetään tekstiviestinä asiakkaalle, kun ajastettu tekstiviesti -toiminto on aktivoitu.

Tekstiviestin lähettäjän nimi ja sen rekisteröinti Traficomille

Voit määrittää tekstiviestin lähettäjän nimen seuraavasti: 

Mene Asetukset → Toimipisteet → Tekstiviestin lähettäjän nimi. 

Lähettäjän nimi saa olla maksimissaan 11 merkkiä pitkä. Jos nimeä ei ole erikseen määritetty, Moder käyttää toimipisteen nimen ensimmäisiä 11 merkkiä lähettäjän nimenä.

Ajastettuja tekstiviestejä voidaan asettaa yksi kerrallaan, ja niiden avulla voit varmistaa, että asiakkaasi saavat oikeat tiedot, kuten ovikoodin, oikeaan aikaan ennen saapumistaan.

Muista rekisteröidä Sender ID etukäteen!

Traficomin määräyksen mukaan yritysten käyttämät SMS-lähettäjätunnukset (Sender ID) tulee hyväksyttää etukäteen 4.5.2026 alkaen. Tämä koskee myös Moderista lähetettäviä tekstiviestejä ja Suomessa toimivia asiakkaita.

Lue tarkempi ohjeistus täältä: https://support.moder.fi/articles/5000193426-muutos-tekstiviestien-l-hett-j-tunnukseen

PIN-koodi GuestAppissa

Asiakas saa varausvahvistuksen mukana linkin henkilökohtaiseen GuestAppiin, jossa näkyy kaikki varauksen tiedot kootusti. PIN-koodi tulee sinne näkyviin sisäänkirjausaikaan, ja on näkyvillä varauksen keston ajan. 

Joskus voi käydä niin, että tekstiviesti ei saavuta asiakasta. Tämän vuoksi suosittelemme  informoimaan asiakasta myös esimerkiksi kohteen checkin-ohjeessa että muissa ajastetuissa viesteissä, että PIN-koodi tulee näkyville myös GuestAppiin.

Ajastetut viestit video